Ðể triển khai thực hiện hiệu quả Chương trình cải cách hành chính tỉnh Quảng Ninh giai đoạn 2021-2025, việc đầu tiên được Sở ưu tiên thực hiện là đưa ra những giải pháp về chỉ đạo, điều hành CCHC, cụ thể như: Kịp thời rà soát và kiện toàn Ban Chỉ đạo CCHC, trong đó phân công nhiệm vụ Trưởng ban chỉ đạo CCHC và các thành viên trong Ban chỉ đạo của Sở nhằm nâng cao công tác chỉ đạo, điều hành, triển khai thực hiện CCHC của Sở. Vì vậy, trong giai đoạn từ 2021-2025, việc thực hiện các nhiệm vụ CCHC được Sở triển khai nghiêm túc, đồng bộ, đúng thời gian và tiến độ đề ra, công tác kiểm tra CCHC được thực hiện hiệu quả, các vấn đề phát hiện qua kiểm tra được xử lý, kiến nghị xử lý kịp thời, góp phần hoàn thành kế hoạch CCHC hàng năm của Sở và đã đạt được các kết quả tích cực, cụ thể:
- Về cải cách thể chế:Thường xuyên rà soát, hệ thống hóa các văn bản quy phạm pháp luật thuộc lĩnh vực quản lý của ngành; tham mưu cho UBND tỉnh ban hành Quyết định số 11/2025/QĐ-UBND ngày 27/02/2025 ban hành quy định quản lý và sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ của tỉnh Quảng Ninh; quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Ngoại vụ (Quyết định số 21/2025/QĐ-UBND ngày 28/2/2025 của UBND tỉnh) góp phần hoàn thiện thể chế, nâng cao kết quả giải quyết thủ tục hành chính liên quan. Bên cạnh đó, rà soát, triển khai đề xuất sửa đổi, bổ sung kịp thời khi có sự thay đổi về căn cứ pháp lý phù hợp; rà soát thủ tục hành chính, thủ tục hành chính nội bộ thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở. Trình Chủ tịch UBND tỉnh công bố khi có sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế TTHC
- Cải cách thủ tục hành chính: Công tác kiểm soát TTHC và thực hiện TTHC trên môi trường điện tử đã được Sở Ngoại vụ triển khai đồng bộ đầy đủ tất cả mọi nội dung theo kế hoạch đề ra. Thường xuyên rà soát bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở. Trình Chủ tịch UBND tỉnh công bố khi có sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế TTHC. Giai đoạn 2021-2025, tham mưu trình UBND tỉnh ban hành 02 Quyết định công bố danh mục thủ tục hành chính mới ban hành, thủ tục hành chính bãi bỏ thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Ngoại vụ; 01 Quyết định về phê duyệt quy trình giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Ngoại vụ; 02 Quyết định công bố thủ tục hành chính nội bộ trong hệ thống hành chính nhà nước thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Ngoại vụ.
Việc giải quyết thủ tục hành chính qua Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả dần dần đi vào nề nếp, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý hành chính tại đơn vị (08/08 thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở thực hiện cung cấp dịch vụ công trực tuyến). Thực hiện ủy quyền của Bộ Ngoại giao với TTHC hợp pháp hóa và chứng nhận lãnh sự từ năm 2020.
- Về cải cách tổ chức bộ máy: Hiện tại, bộ máy tổ chức của Sở Ngoại vụ đã được sắp xếp và tinh gọn gồm có 03 phòng: Văn phòng, Phòng Quản lý đối ngoại và Biên giới lãnh thổ, Phòng Quan hệ quốc tế. Sở Ngoại vụ đã hoàn thiện Đề án vị trí việc làm và được phê duyệt tại Quyết định số 770/QĐ-UBND ngày 21/3/2024 của UBND tỉnh về việc phê duyệt vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức của Sở Ngoại vụ, với danh mục 21 vị trí việc làm; giảm 01 đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở (Trung tâm Dịch vụ đối ngoại). Thực hiện tinh giản biên chế theo Đề án tinh giản biên chế đã được phê duyệt tại Quyết định số 4793/QĐ-UBND ngày 30/12/2021, Sở đã tinh giản 01 biên chế.
- Về cải cách công vụ: Trong giai đoạn 2021-2026, rà roát thường xuyên quy hoạch cán bộ lãnh đạo quản lý các cấp và Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cho đội ngũ CBCC,VC cơ quan; cử gần 160 lượt cán bộ công chức tham dự các lớp đào tạo trong và ngoài nước về bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ, ngoại ngữ. Hàng năm, Sở đều tiến hành kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác CCHC tại các phòng, đơn vị thuộc Sở, các đơn vị và cá nhân cán bộ công chức viên chức đều chấp hành nghiêm túc kỉ luật kỉ cương hành chính và thực thi công vụ.
- Về cải cách tài chính công:Triển khai thực hiện Quy chế chi tiêu nội bộ của Sở và các quy định hiện hành nhằm đảm bảo tăng cường công tác quản lý tài chính, nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản của cán bộ, công chức trong khi thực thi công vụ, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, sử dụng hiệu quả nguồn kinh phí được giao.
- Về xây dựng và phát triển chính quyền điện tử, chính quyền số: Việc xây dựng và phát triển chính quyền điện tử, chính quyền số đã có nhiều kết quả tiến bộ. Nhận thức của cán bộ, công chức, người lao động về chuyển đổi số đã có sự thay đổi rõ rệt, đã chủ động tham gia vào quá trình triển khai các ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số tại Sở. Hàng năm, Sở đã ban hành Kế hoạch chuyển đổi số và hoàn thành trên 90% kế hoạch, triển khai các nhiệm vụ xây dựng chính quyền điện tử theo chỉ đạo của UBND tỉnh; Tăng cường sử dụng chữ ký số chuyên dùng; tiếp tục sử dụng hệ thống thư điện tử, Hệ thống quản lý văn bản điều hành để hoạt động, bảo đảm ổn định, an toàn an ninh mạng.
Sở Ngoại vụ tổ chức Hội nghị chuyên đề về cải cách hành chính.
Những nỗ lực trong CCHC của Sở đã góp phần xây dựng một nền hành chính trong sạch, đảm bảo hiện đại, công khai, minh bạch, thuận tiện, thông suốt, hiệu quả; nâng cao năng lực và trách nhiệm của cán bộ, công chức; lấy sự hài lòng của tổ chức và công dân làm thước đo hiệu quả của CCHC. Nhờ đó, tạo nên những bước chuyển biến mạnh mẽ, mang lại những thành công cho Sở trong giai đoạn 2021-2025, đánh dấu vị trí quan trọng của Sở Ngoại vụ trong công tác tham mưu cho tỉnh về đối ngoại. Những thành tích đạt được của Sở Ngoại vụ đã được ghi nhận bằng các hình thức khen thưởng: Cờ thi đua của Chính phủ năm 2022, Cờ thi đua của Bộ Ngoại giao năm 2020, Bằng khen của Bộ Ngoại giao đã có thành tích xuất sắc trong công tác biên giới lãnh thổ giai đoạn 2021-2023, Bằng khen của Chủ tịch UBND tỉnh có thành tích xuất sắc trong công tác và phong trào thi đua năm 2021, 2023, công tác ngoại vụ địa phương giai đoạn 2005-2025.
Căn cứ vào kết quả đạt được giai đoạn 2021-2025; từ yêu cầu của việc cải cách hành chính và định hướng phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh, Sở Ngoại vụ sẽ tiếp tục đề ra mục tiêu và những nội dung, nhiệm vụ cải cách hành chính trọng tâm cần thiết triển khai thực hiện trong giai đoạn 2026 – 2030, theo đó tiếp tục tập trung vào triển khai đồng bộ cả 6 nội dung của Cải cách hành chính (về thể chế, thủ tục hành chính, tổ chức bộ máy hành chính nhà nước, cải cách chế độ công vụ, tài chính công, xây dựng và phát triển Chính quyền điện tử, Chính quyền số), góp phần nâng cao chỉ số cải cách hành chính, đẩy mạnh cải cách hành chính, hướng đến mục tiêu thực chất hơn, hiệu quả hơn trong giải quyết các thủ tục cho tổ chức, người dân.