Trình tự thực hiện:
- Các cơ quan, tổ chức chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định và nộp tại Trung tâm hành chính công của tỉnh, nhận phiếu hẹn có ghi ngày trả kết quả.
- Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, thụ lý giải quyết và trả kết quả cho cơ quan, tổ chức theo phiếu hẹn.
- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hướng dẫn cơ quan, tổ chức hoàn chỉnh hồ sơ.
- Thời gian nhận hồ sơ : Các ngày trong tuần: từ thứ hai đến thứ sáu
Thành phần, số lượng hồ sơ
- Công văn xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế;
- Tài liệu về nội dung hội nghị, hội thảo: Tài liệu cụ thể sẽ được trình bày trong hội nghị, hội thảo bao gồm: Tập gấp, tờ rơi (nếu có), bài tham luận... Tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt:
- Ý kiến của cơ quan chuyên môn liên quan đến lĩnh vực, nội dung hội thảo được tổ chức (nếu có);
- Đối với các đơn vị là doanh nghiệp: Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và các giấy tờ khác (có liên quan đến nội dung hội nghị, hội thảo);
- Đối với các tổ chức phi chính phủ nước ngoài: Bản sao Giấy phép lập Văn phòng đại diện/Văn phòng dự án/Giấy phép hoạt động của tổ chức tại Việt Nam và Quyết định của UBND tỉnh, thành phố hoặc Bộ, ngành liên quan phê duyệt chương trình/dự án;
- Đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc các Sở, ban, ngành thuộc tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố: Văn bản của cơ quan chủ quản của cơ quan, đơn vị;
- Bản sao hộ chiếu, thị thực của người nước ngoài tham gia hội nghị, hội thảo;
- Thành phần đại biểu tham dự hội nghị, hội thảo;
- Số lượng hồ sơ : 02 bộ.
Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính
Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính
Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:
* Các cơ quan, đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế nộp hồ sơ ít nhất là 20 ngày trước ngày dự kiến tổ chức.
* Đối với những trường hợp xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có hồ sơ đầy đủ theo quy định, tuy nhiên không đảm bảo thời gian cho các cơ quan chức năng xem xét, giải quyết thì Sở Ngoại vụ vẫn có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, nhưng phải yêu cầu (ghi chú trên Phiếu biên nhận) tổ chức, cá nhân thực hiện giao dịch này chỉ được phép tiến hành các hoạt động trên khi nhận được văn bản cho phép của cơ quan có thẩm quyền.
* Nếu được UBND tỉnh cho phép tổ chức, đơn vị tổ chức triển khai công việc và phải báo cáo kết quả hội nghị, hội thảo quốc tế cho Sở Ngoại vụ trong vòng 15 ngày kể từ ngày kết thúc hội nghị, hội thảo.
* Đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc thẩm quyền của UBND tỉnh hoặc các hội nghị, hội thảo quốc tế trong khuôn khổ các chương trình, dự án đã được UBND tỉnh phê duyệt và trong Quyết định phê duyệt có ghi rõ hoạt động tổ chức hội nghị, hội thảo, tập huấn, các cơ quan, đơn vị không phải thực hiện thủ tục xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo, nhưng vẫn phải thông báo cho Sở Ngoại vụ và Công an tỉnh về việc tổ chức hội nghị, hội thảo chậm nhất 05 ngày trước khi tổ chức.