Với quy mô nhỏ, cơ cầu 4 phòng chức năng và 1 đơn vị sự nghiệp với 27 biên chế. Trải qua 15 năm thành lập và phát triển, được sự quan tâm và lãnh đạo chỉ đạo của Tỉnh ủy, HĐND và UBND tỉnh, mặc dù còn nhiều khó khăn trong quá trình phát triển, song cùng với sự phấn đấu nỗ lực không ngừng của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên cơ quan, Sở Ngoại vụ đã luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, công tác đối ngoại trên địa bàn tỉnh được triển khai đồng bộ, toàn diện và đạt kết quả tích cực. Quan hệ hợp tác quốc tế với các địa phương, đối tác nước ngoài được tăng cường mở rộng đóng góp trực tiếp cho quá trình hội nhập và phát triển kinh tế xã hội của tỉnh.

(Đại diện Bộ Ngoại giao trao Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao cho Sở Ngoại vụ Quảng Ninh vì có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua khen thưởng năm 2020 - Ảnh: Nguyễn Thanh - Báo Quảng Ninh)

Để đạt được những thành tích nêu trên, Sở xác định cải cách hành chính là khâu đột phá sẽ góp phần hiệu quả trong công tác tham mưu đối ngoại, theo đó Sở đã triển khai đồng bộ cả 6 nội dung và đẩy mạnh công tác lãnh đạo chỉ đạo. Nhờ vào đó, công tác cải cách hành chính của Sở đạt nhiều kết quả và thứ hạng, chất lượng cải cách hành chính được nâng cao theo từng năm. Từ năm 2014 đều trong nhóm tốt. Năm 2018, Sở Ngoại vụ đứng thứ 3 trong số các Sở ngành trong bảng xếp hạng về “Nâng cao chỉ số cải cách hành chính của tỉnh”.

Công tác cải cách hành chính tại Sở Ngoại vụ đã được Lãnh đạo Sở chỉ đạo, tuyên truyền sâu rộng và được các phòng triển khai thực hiện một cách hiệu quả, tạo nên những chuyển biến tích cực trong nhận thức và hành động của đội ngũ cán bộ, viên chức, người dân về vị trí, tầm quan trọng của CCHC. Về xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật thuộc phạm vi quản lý nhà nước, thường xuyên rà soát, hệ thống hóa các văn bản quy phạm pháp luật thuộc lĩnh vực quản lý của ngành, hoàn thiện thể chế sớm tham mưu cho UBND tỉnh ban hành Quyết định số 1610/2015/QĐ-UBND ngày 09/6/2015 ban hành Quy chế tổ chức quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế; Quyết định 2502/2016-QĐ-UBND ngày 12/8/2016 quy định về việc sử dụng quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ trên địa bàn tỉnh; Quyết định 1545/2017/QĐ-UBND ngày 17/5/2017 quy chế xét cho phép sử dụng thẻ đi lại của doanh nhân APEC thuộc thẩm quyển quản lý của UBND tỉnh; quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Ngoại vụ (Quyết định số 2550/2016-QĐ-UBND ngày 12/8/2016) và Quy chế Quản lý thống nhất các hoạt động đối ngoại trên địa bàn tỉnh góp phần hoàn thiện thể chế, nâng cao kết quả giải quyết thủ tục hành chính liên quan. Bên cạnh đó, rà soát, triển khai đề xuất sửa đổi, bổ sung kịp thời khi có sự thay đổi về căn cứ pháp lý phù hợp; rà soát bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở. Trình Chủ tịch UBND tỉnh công bố khi có sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế TTHC

 Do vậy việc giải quyết thủ tục hành chính qua Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả dần dần đi vào nề nếp (05/06 thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở thực hiện cung cấp dịch vụ công mức độ 3). Năm 2020, Sở đã đề xuất và được Bộ Ngoại giao ủy quyền với TTHC hợp pháp hóa và chứng nhận lãnh sự. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý hành chính tại đơn vị. Những nỗ lực trong CCHC của Sở đã góp phần xây dựng một nền hành chính trong sạch, đảm bảo hiện đại, công khai, minh bạch, thuận tiện, thông suốt, hiệu quả; nâng cao năng lực và trách nhiệm của cán bộ, công chức; lấy sự hài lòng của tổ chức và công dân làm thước đo hiệu quả của CCHC. Cán bộ, công chức, viên chức được đào tạo cơ bản về chuyên môn, lý luận, quản lý nhà nước, quản lý kinh tế; có bản lĩnh chính trị,  phẩm chất đạo đức, từng bước trưởng thành, tiến bộ về trình độ, nhận thức, năng lực thực tiễn, phương pháp, tác phong, lề lối làm việc. Trong giai đoạn 2015-2020, Sở nghiêm túc xây dựng, rà roát thường xuyên quy hoạch cán bộ lãnh đạo quản lý các cấp và Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cho đội ngũ CBCC,VC cơ quan; cử gần 160 lượt cán bộ công chức tham dự các lớp đào tạo trong và ngoài nước về bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ, ngoại ngữ (trong đó có 02 thạc sỹ nước ngoài ngôn ngữ Tiếng anh và Tiếng Trung Quốc). Hàng năm, Sở đều tiến hành kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác CCHC tại các phòng, đơn vị thuộc Sở, các đơn vị và cá nhân cán bộ công chức viên chức đều chấp hành nghiêm túc kỉ luật kỉ cương hành chính và thực thi công vụ.

Công tác cải cách hành chính hiệu quả đã tạo nên những bước chuyển biến mạnh mẽ, mang lại những thành công cho Sở trong giai đoạn 2011-2020, đánh dấu vị trí quan trọng của Sở Ngoại vụ trong công tác tham mưu cho tỉnh về đối ngoại.  Những thành tích đạt được của Sở Ngoại vụ đã được ghi nhận bằng các hình thức khen thường:  Bằng khen, Cờ thi đua của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, của Bộ Ngoại giao tại Hội nghị Ngoại vụ địa phương toàn quốc, đặc biệt năm 2019, Sở đã được trao tặng Huân chương hữu nghị của Chính phủ nước CHDCND Lào vì những cống hiến trong sự nghiệp ngoại giao cho cá nhân và tập thể.